Administratieve en organisatorische bijstand verlenen aan de CEO om op vertrouwelijke wijze bij te dragen aan het goede verloop van zijn dagelijkse activiteiten.

* Administratieve en organisatorische bijstand:

- Beheer van de agenda en coördinatie van de activiteiten van de CEO (reizen, hotelreserveringen, ...) met het oog op een efficiënte planning van zijn activiteiten

- Optreden als eerste aanspreekpunt om mededelingen en verzoeken van de CEO te screenen, vragen van diverse interne en externe contacten van de CEO beantwoorden of deze doorsturen naar de CEO of belanghebbende partijen

- Zorgen voor de praktische en organisatorische voorbereiding en follow-up van vergaderingen en dossiers, om het goede verloop ervan te garanderen. Opstellen van vergaderverslagen en zorgen voor de follow-up.

- Documenten met betrekking tot vergaderingen en projecten voorbereiden, analyseren en aandachtspunten voor de CEO vaststellen

- Inkomende en uitgaande informatie en correspondentie van de CEO behandelen

- Zorgen voor de archivering en het geautomatiseerd bijhouden van documenten, verslagen, notulen van vergaderingen, contracten, ...

- Redigeren, proeflezen en vertalen van documenten, presentaties, correspondenties, enz van/naar het Frans, Nederlands en/of Engels

- De CEO bijstaan bij het opstellen van mededelingen

- Beschikbaar zijn voor vragen en behoeften van de CEO, soms buiten werktijd

* Interne evenementen:

- Plannen, voorbereiden, coördineren en beheren van de organisatie van seminars voor de behoeften van het management

- Zorgen voor een vlotte coördinatie van de organisatie van deze evenementen met het Head of Sales en het betrokken personeel, externe leveranciers en dienstverleners, en andere belanghebbenden

* Andere taken:

- Beheer van ad hoc projecten

- Proactieve ontwikkeling van zijn/haar vaardigheden en kennis met betrekking tot zijn/haar werkterrein, door middel van opleiding, deelname aan evenementen of bijeenkomsten, teneinde zijn/haar vaardigheden optimaal te benutten binnen de organisatie

- Proactief innovatieve ideeën en/ of wegen voorstellen voor continue verbetering van activiteiten, methoden en werkinstrumenten, om vernieuwing en operationele efficiëntie op alle niveaus van het bedrijf te versterken. Na overleg met de belanghebbenden actief deelnemen aan de uitvoering van gevalideerde actieplannen

- Een verantwoordelijkheidsgevoel geven: zich de uitdagingen en moeilijkheden van het werk volledig eigen maken, de problemen begrijpen en verantwoordelijkheid nemen voor de resultaten van het werk

- Algemene taken uitvoeren die specifiek zijn voor de functie

Positie in de organisatie

* Business Unit: Administratie

* Lijnmanager: CEO Matermaco Group